Comment maximiser le potentiel de ses employés en télétravail ?

gestion d'entreprise Publié le 30 Mars 2020

L'un des principaux enjeux des PME au Canada est la performance des employés. Peut-être que vous vous êtes déjà posé les questions suivantes :

  • Peut-on prédire qu'un employé sera performant ?
  • Qu'est-ce qui déterminera le rendement de mon équipe ? Quel type de communication doit-on adopter ?

Bien choisir son équipe de travail - Recruter les bons profils

Il est impératif de bien choisir son équipe de travail en mettant en place un processus d’embauche rigoureux. C'est un processus certes très long à planifier, mais sur le long terme, il vous permettra d'y gagner fortement en matière de temps et d'argent. 

Faites d’abord une petite analyse de votre équipe actuelle de de travail. Puis, demandez-vous comment la compléter pour maximiser votre performance d'entreprise. 

Pour vous aider dans votre réflexion, voici quelques pistes ;

  • Quelles sont sont les compétences qui manquent à mon entreprise ?
  • Quels sont nos points faibles ?
  • Qu'est-ce que je recherche chez un candidat ? Atouts, traits de caractères, compétences....

Ayez bien une idée en tête, afin de bien garder le cap sur ce que vous avez déterminé. Cela peut paraître stupide et évident, mais, en tant que gestionnaire, nous avons souvent la tête pleine. Entre les différents projets à coordonner, les dates butoires à tenir, l'administration ou encore les équipes à manager, il s’avère parfois facile de se concentrer pour bien prendre le temps d'identifier le candidat idéal. Ceci étant dit, déterminez précisément les critères que vous recherchez pour votre candidat : le type de personnalité, le type d'attitude, les compétences, etc. 

Prenez garde, le candidat parfait n’existe pas. Soyez conscients dans vos besoins, mais souples dans vos critères

Lorsque vous aurez déterminé les points les plus importants, vous pourrez alors vous lancer dans la recherche de profils pour compléter votre équipe.

 

Maintenant, vient le temps de prendre les fameuses références…

Prenez le temps de vérifier les références de votre candidat. Vous pourriez éviter des mauvaises surprises, et vous rassurer sur la crédibilité des candidats. Je vous raconte une anecdote qui est arrivée à une bonne connaissance. Un entrepreneur d’une PME a embauché une secrétaire qui s’est avérée falsifier des documents et voler plusieurs centaines de milliers de dollars à l'entreprise. Tout cela sans que le comptable constate cette manœuvre machiavélique. Ce genre d’histoire n’arrive pas seulement aux autres...

 

Nos conseils : 

Très simple. Nous vous conseillons de concevoir une grille contenant une dizaine d’attitudes et de compétences telle que la ponctualité, le taux d’absentéisme, la rapidité à exécuter des tâches, la minutie, etc.  Ensuite, établissez une échelle d’appréciation de1 à 5.  Cette grille vous pourrez la faxer ou l’envoyer par courriel aux anciens employeurs de votre candidat. Il est conseillé d’obtenir entre 2 et 3 références, pour avoir un portrait un peu plus juste de votre futur employé. Vous terminez votre questionnaire en demandant, si cet employé a fait l’objet de mesure disciplinaire et si l’entreprise a entamé un processus judiciaire, simplement en apposant 2 cases à cocher. De cette façon, vous vous simplifierez la vie et éviterez des déceptions.

Voilà, 50% du travail terminé. L’autre 50% est de déterminer qui sera votre leader.

 

Bien choisir son leader

Que votre chaise à combler soit un chef d’équipe, un directeur, un coordonnateur, un contremaître, un surintendant, ou un chargé de projet, cette personne sera celle qui prendra la relève lorsque vous veillerez à d’autres occupations. 

Dans les petites entreprises, on prend souvent la parenté et les amis. Prenez garde. Il est difficile de réprimander une personne que l’on connait bien. Prenez un peu de distance et réfléchissez. A-t-il les qualités d’un leader dans mon entreprise ? Rappelez-vous que ce sont eux qui vous remplaceront, lorsque vous serez occupé. 

Vous savez sans doute qu’il n’y a pas seulement le volet savoir-faire que votre leader doit avoir. Il doit aussi montrer qu’il a le savoir-être et le savoir en tant que leader.

Pour vous aider, voici deux points essentiels pour être un bon gestionnaire : 

 

Le comportement et la polyvalence 

Le comportement est une variable à ne pas compromettre. Ces gens se distinguent par leurs façons d’aborder les événements.

Dans nos petites, très petites entreprises ainsi qu’en PME on préconise la polyvalence. Pourquoi ? Par exemple, le parent de votre technicienne comptable tombe malade et que celui-ci habite aux Îles de la Madeleine. Qui fera votre facturation ? Qui fera les payes ? Votre candidat potentiel doit pouvoir s’organiser, afin qu’il y ait un partage de connaissances. Ils doivent donc être en mesure de cibler les services essentiels de votre entreprise et mettre en place des moments pour exécuter un transfert de connaissances.

D’abord, il est primordial d’instaurer un climat organisationnel propice aux échanges. Qu’est-ce que cela comporte ? Traiter tout le monde également, développer ses membres d’équipes, faire confiance à ses employés, les mobiliser, faire de la rétroaction, avoir une attitude positive, favoriser un travail d’équipe, utiliser un leadership démocratique et participatif.

 

Un leadership démocratique et participatif

En bref, c’est une personne positive qui traite les employés à son égal. Bien que vous ayez sans doute une structure d’entreprise fonctionnelle, c’est-à-dire gestionnaire/employé, c’est une structure qui peut être aplatie. Cette personne doit être capable de se fondre dans l’équipe. Elle prend les idées des autres et ne fait pas que distribuer les tâches aux gens. Elle doit favoriser un vrai travail d’équipe. Je ne vous apprends rien en vous disant que c’est en travaillant en équipe qu’on réussit à déplacer des montagnes. A l'inverse, l'équipe doit aussi aller dans la même direction que son fondateur. Elle doit le soutenir.

Cette personne est capable d’impliquer les employés dans la prise de décisions stratégiques. Elle est capable de reconnaître les talents et de les développer. Elle les développe en faisant un plan de développement.

Les équipes semi-autonomes et autonomes sont gérables par ce type de leadership. Ces équipes sont composées d’employés motivés qui en travaillant ensemble sont capables de se coordonner et d’atteindre les objectifs communs tels que les délais de livraison. Votre futur gestionnaire doit démontrer qu’il a la capacité de faire fonctionner ce type d’équipe. Les gens qui ont plutôt un leadership autocratique, donc qui ont besoin de contrôle sur tout ce qui se passe en entreprise vont démotiver vos employés. Ce genre d’équipe est capable de résoudre des conflits par eux-mêmes. C’est l’équivalent de gagner à la loterie d’avoir ce genre d’équipe.

Votre gestionnaire doit être en mesure de déléguer les tâches et d’être transparent envers ses employés. Il doit aussi être capable de les ramener à l’ordre en douceur. 

 

Adopter une communication transparente

 

Maîtriser l’art de communiquer n’est pas donné à tout le monde. Il faut savoir mettre un peu d’eau dans son vin ainsi que de savoir peser ses mots de temps à autre. 

Faire preuve d’empathie et d’ouverture d’esprit à l’égard de ses employés les aide à se sentir bien et exploiter leur potentiel. Lorsqu’ils se sentent bien, ils sont davantage motivés et engagés dans votre organisation. Vous réduirez le taux d’absentéisme et, d’un même coup, vous augmenterez la productivité. Vous devez donc rechercher une personne qui est à l’écoute des besoins des autres, qui est capable de conseiller efficacement.

De plus, cette personne doit partager toutes les informations à son équipe. Puis de faire preuve d’une grande capacité à traiter tout le monde d'égal à égal, même si celle-ci n’aime pas un membre de son équipe. Cette personne doit être capable d’instaurer un climat organisationnel propice aux échanges et partages d’idées. 

D’ailleurs ce type d’attitude aide à la rétention et à l’attraction des employés. Surtout en situation de pénurie de main-d’œuvre au Québec, les PME, les petites entreprises et les très petites entreprises ont toutes aussi intérêt à retenir leurs employés. Votre subalterne doit aussi être capable de ramener son équipe à effectuer les tâches dans la douceur. Toujours dans l’optique du bien-être de l’individu.

Cette personne doit être capable d’énoncer clairement ses attentes et les objectifs. Aussi, elle doit faire preuve de constance dans son travail. 

Sachez que l’un des défis des petites et très petites entreprises est de mettre la bonne personne à la bonne place. Très souvent, on est porté à choisir l’ami ou le frère sans évaluer s’il correspond aux critères de sélection. Il est donc recommandé de prendre du recul et de mettre de côté l’aspect émotif.

Bien choisir son équipe et ses membres de la direction est indispensable, afin d’accroître sa productivité et de mobiliser ses employés. De cette façon, vous aurez tous les cordes à votre arc, pour rester compétitifs.

 

 

 

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