Comment gérer son temps en mode télétravail ?

gestion d'entreprise Publié le 16 Avril 2020

Frustration, fatigue, stress, découragement... La gestion de temps est l’un des grands défis auxquels les PME doivent composer. Il vous suffit de répondre à 2 grandes questions.

Quels sont les aspects chronophages dans mon entreprise ?

Les voleurs de temps accentuent le phénomène de procrastination. Les éliminer vous permettra de gagner du temps. Vous pourrez ainsi mieux répartir votre temps, les tâches importantes à réaliser et vos projets. 

En premier lieu, identifiez les aspects chronophages de votre environnement. Pour vous aider, nous avons élaboré une liste pouvant servir d’exemple : 

  • La fatigue, le stress
  • Les réunions mal préparées
  • Les détails excessifs  
  • L’inconstance dans les directives
  • Les priorités mal définies
  • Le manque de challenge
  • La difficulté à déléguer
  • La réticence au changement
  • La gestion de conflits qui perdure
  • Le manque de formation des employés
  • Les retards
  • Les visites imprévues
  • Les tâches mal déléguées

Quels sont les moyens pour optimiser son temps de travail ? 

Voici une liste comportant 9 façons de gagner du temps. Ils vous aideront à organiser et planifier les activités en entreprise.

 

Donnez des directives simples et claires

En donnant des directives simples et claires, vous y gagnerez en efficacité. Cela demande donc un peu de préparation de la part du gestionnaire. S’il le faut, faites faire un travail en deux temps. Une première partie nécessitant des consignes, puis une deuxième à laquelle vous ajouterez des directives. N’hésitez pas d’exposer la problématique ou la situation aux employés. Ils auront une vue d’ensemble du projet ou du travail demandé.

 

Optez pour des équipes de travail semi-autonomes et autonomes

Les équipes de travail semi-autonomes et autonomes sont capables de s’autogérer. Vous n’aurez plus à jouer à la police. Il faut que le gestionnaire comprenne que ce n’est pas de l’entêtement de la part des employés, mais simplement une façon de travailler. Ce genre d’équipe est capable de s’organiser sans avoir un gestionnaire qui leur dise exactement quoi faire.

Souvent ces types d’équipe s’entraident. Si l’un des membres éprouve des difficultés, les autres viendront le supporter. Vous en aurez enfin terminé avec les questions et la gestion de tâches. Vous épargnerez beaucoup de temps.

 

Développez et formez vos équipes

La gestion de talent est aussi un incontournable dans les petites et très petites entreprises. Parlez avec vos employés, prenez du temps pour les connaître. Vous identifierez alors le potentiel de chacun. Puis vous serez en mesure d’établir un plan de développement de compétence et de potentiel. Même si cela demande de prendre 1 heure par semaine pour former un employé, vous en bénéficierez à long terme.

En outre, prévalez la polyvalence. C’est l’une des stratégies pour aller au bout de plusieurs projets pressants en même temps. Votre équipe pourra s’entraider et diviser les tâches, afin de respecter les délais. Notez que la polyvalence est une solution à plusieurs problèmes organisationnels. Vous disposerez d’une personne plus apte à effectuer plusieurs types de tâches, par exemple lors de courtes ou de longues absences d'un employé.

Choisissez un bon leader

Le choix du leader est essentiel au bon fonctionnement des activités de votre entreprise. C’est lui qui est responsable en partie de la planification et de l’organisation du travail. Ce gestionnaire doit être capable de déléguer les tâches, de même que de faire confiance aux employés. Les employés sentant qu’ils ont de la confiance de la part de leurs supérieurs sont prédisposés à prendre plus d’initiatives et à mieux répondre aux attentes.

 

Planifiez votre journée

Les listes sont un excellent moyen pour identifier les tâches urgentes. Il existe de très nombreux outils numérique pour réaliser des listes ou utiliser un agenda en ligne. Vous verrez que vous y gagnerez en efficience.

 

Limitez le perfectionnisme

Dans certaines organisations, les employés perdent énormément de temps avec des détails. Identifiez les détails qui sont les plus importants pour l’entreprise comme ceux affectant votre image de marque.

 

Télétravail: un rendement assuré

Le télétravail facilite les communications puisqu'il est flexible. Vous y gagnerez en termes de rendement de projet. Aussi,la communication est la pointe angulaire de toutes les relations telle que le travail. 

Utilisez des outils de conférences virtuelles, vous y gagnerez en temps de déplacement. On vous suggère de planifier vos réunions. Demandez à vos employés de préparer des documents pour qu’ils soient prêts. De cette façon, tout le monde sera sur la même longueur d’onde.

En outre, il y a des outils comptabilité, comme la facturation qui sont semi-automatisés ; en un clic votre facture est envoyée. Certains logiciels offrent même la possibilité de paiements directs lorsque votre client reçoit la facture. Super rapide et les clients apprécient beaucoup ce genre d'outil.

Puis, les outils de gestion de projet vous montrant l'avancement d'un projet et communiquant les différentes étapes à vos clients sont non-négligeables. Vous diminuerez le nombre d'appels relatif à ce genre de question ainsi vous y gagnerez du temps.

Pour ma part, j'utilise Logicake qui est un logiciel simple et efficace.

 

Instaurez une ambiance de travail saine

Une ambiance organisationnelle saine est l’une des clés de la performance des employés. Surtout en mode télétravail.

Préconisez le plaisir, à échanger des idées, à transmettre des connaissances. Cela favorisera création de groupes de travail ; semi-autonome et autonome.

Vous offrez donc de la flexibilité à vos employés ce qui peut engendrer de l'intérêt, de la confiance et de l'attraction pour les projets en cours. En plus, cela fait partie des stratégies à adopter pour motiver et engager les employés dans leur milieu de travail.

Donnez de la rétroaction à vos employés. Soulignez leurs bons coups. Une ambiance de travail où règne le bien-être donne de la confiance en soi. Votre équipe aura tendance à se surpasser.

Mettre en place des processus simples

La mise en place de processus simples comme un processus de validation d’un projet est nécessaire au bon fonctionnement de l'activité. Vous donnerez ainsi une direction claire et précise à vos employés. Puis, ils se réferreront aux personnes concernées. Ils cesseront de vous déranger.

Il suffit de trouver le bon logiciel !

 

En Bref

La gestion de temps est un défi d’envergure. À l’ère des technologies, il est primordial de se moderniser. La compétition étant féroce, les entreprises n’ont d’autres choix que d’adopter de nouvelles technologies. Nous sommes dans une époque où pour rester compétitifs nous devons faire plus de travail avec moins d’employés. C’est pour cela que vous devez mettre un terme aux aspects chronophages pour ainsi mettre en place des moyens pour les contrer. Vous atteindrez donc l’objectif principal tel que l’efficience. L’efficience c’est-à-dire d’être à la fois efficace ainsi que de diminuer ses coûts relatifs à la main-d’œuvre.

En d’autres mots, le temps c’est de l’argent ; optimisez votre temps ! 

 

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